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Mehr als 1 Mio Besucher, über 1.000 Veranstaltungen, hunderte Helfer

Ziele

Kommunikation trifft auf Administration

Der Hessentag ist, als eines der größten Volksfeste der Republik, eine organisatorische Herausforderung für jede Kommune. Gilt es doch, weit mehr als 1.000 Veranstaltungen zu managen, über 1 Mio. Besucher an 10 Veranstaltungstagen zu informieren, zu lotsen und einige 100 freiwillige Helfer zu verplanen. Das Ziel der ausrichtenden Städte ist es, alle Anforderungen digitaler Kommunikation, z.B. über Website, App und E-Mails mit Systemen aus dem Bereich Helfer- und Veranstaltungs-Management zu verbinden und in einer integrierten Gesamtlösung verbundener Systeme innerhalb eines Eco-Systems zu steuern.

Kunde

Hessentage

Erstmalig 1961 vom damaligen hessischen Ministerpräsidenten Georg August Zinn ins Leben gerufen, jährt sich der Hessentag im Jahr 2018 zum 57. Mal. Während es in der Anfangszeit des Hessentages das Ziel war, Hessen unterschiedlichster Herkunft nach dem Motto „Hesse ist, wer Hesse sein will“ zusammenzubringen, verbindet der heutige Hessentag Kultur, Brauchtum und modernen Lebensstil. So kommen mittlerweile jährlich mehr als eine Million Besucher zum Hessentag – nicht nur aus Hessen.

Unsere Lösungen

Website mit Veranstaltungskalender

Schöne Ereignisse brauchen einen entsprechenden Rahmen. Einen zielgruppengenauen, ansprechenden Rahmen im Netz liefert der Hessentags-Webauftritt, den DIA auf Basis der CMS Plattform Typo3 realisierte. Visuell ansprechend und stets aktuell liefert er alle Infos rund um den Hessentag und ermöglicht den Usern schnelles Auffinden der für sie relevanten Inhalte. Besonders der Veranstaltungskalender bietet dem Besucher die Möglichkeit unter über 1000 Veranstaltungen seinen individuellen Tagesplan zu recherchieren. Gerade während der 10 Veranstaltungstage arbeitet eine große Anzahl von Redakteuren im System, um die Seite stets aktuell mit Meldungen und Bildimpressionen zu versorgen.

Website mit Veranstaltungskalender
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Website mit Veranstaltungskalender
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Website mit Veranstaltungskalender
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Hessentags App

Den digitalen Hessentagsbegleiter immer in der Hosentasche mit dabei. Die App bietet dem Besucher nützliche Mehrwerte wie den vollständigen Veranstaltungskalender, Parkplatzsuche, FAQ und News, Navigationshilfen und vieles mehr – natürlich auch ohne verfügbares Internet.

Hessentags App
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Veranstaltungsmanagement

Der Hessentag ist nicht nur Deutschlands größtes Landesfest, sondern auch ein komplexer Zusammenschluss unterschiedlichster Aktionen und Maßnahmen. Zur Organisation dieser komplexen Veranstaltung werden sämtliche Daten zu den einzelnen Events in einem System zusammengefügt. Die Umsetzung hat DIA auf Basis der Plattform Salesforce umgesetzt. Die zentral verwalteten Veranstaltungen sind nahtlos integriert – in weitere Kanäle wie die Website und die Hessentags App.

Veranstaltungsmanagement
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Helfermanagement

Neben dem Management der Veranstaltungen, ist das Management der Helfer enorm wichtig. Bereits etliche Monate vor der eigentlichen Veranstaltung beginnt das Recruitment und die Einsatzplanung, es folgen die automatische Erstellung von Dienstplänen und der Versand an die freiwilligen Helfer. Verbunden ist das Helfermanagement mit der Website als Interaktions- und Transaktionsplattform, auf der die Helfer Zugriff auf ihre Daten und hinterlegten Informationen nehmen können.

Helfermanagement
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Benefits / Impact

Mehr als 1 Mio Besucher, über 1.000 Veranstaltungen, hunderte Helfern

Durch die Vernetzung der digitalen Kanäle – sowohl in Kommunikation als auch in Administration – sind die einzelnen Kommunen in die Lage versetzt worden mit maximaler Effizienz die Großveranstaltung Hessentag zu meistern: im Vorfeld, wie auch während der Veranstaltung selbst. Das Eco System von DIA ist seit 2012 bereits bei 6 Hessentagen zum Einsatz gekommen.

Es ist schön zu sehen, wenn so komplexe Aufgabenstellungen, wie sie der Hessentag liefert, in ein gutes Gefühl und eine rundum gelungene Veranstaltung münden.

Eric Trunk, Senior Projekt Manager DIA

Kunde

Wetzlar, Kassel, Bensheim, Hofgeismar, Herborn, Rüsselsheim, Korbach

Unsere Leistungen

Digital Strategie, Website, E-Mail Marketing, Business Processes, Service Automation, Corporate Eco Systems