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Travel. Hospitality. Events.

Die Marathon-Geschichte neu schreiben… Breaking Records mit Salesforce

Erstellung einer Plattform zur Organisation und Ausführung von Events, mit der alle Aspekte eines Ereignisses verwaltet werden können.

Die SCC EVENTS GmbH ist einer der großen internationalen Veranstalter von Sportevents. Das Angebot reicht von weltweit nachgefragten Großevents wie dem BMW BERLIN-MARATHON oder dem GENERALI BERLINER HALBMARATHON bis hin zum traditionellen Silvester- oder Cross-Country-Lauf mit regionalem Charakter. Die fast 20 Veranstaltungen zählen jährlich knapp 200.000 Teilnehmer. Darüber hinaus bietet SCC EVENTS Serviceangebote und Dienstleistungen im Sport- und Gesundheitssegment, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen, Einzelpersonen und Gruppen zugeschnitten sind.

Die Herausforderung

Die Organisation und Abwicklung solcher Mammutereignisse ist eine große Herausforderung, da jedes Event unter eigenem Namen, mit eigenem Branding und eigener Website läuft. Zudem haben die Veranstaltung in der Regel mehrere Disziplinen (Rollstuhl, Inlineskater, Laufen usw.) und Wettkämpfe (basierend auf Geschlecht, Alter usw.) mit spezifischen Regeln, die befolgt werden müssen, um von nationalen und internationalen Sportorganisationen anerkannt zu werden.

SCC wollte die Organisation und Abwicklung des Eventmanagements, des Teilnehmermanagements, des Helfermanagements und des Besuchermanagements vollständig digitalisieren und vernetzen mit dem Ziel die Effizienz deutlich zu steigern und neue Services für Sponsoren, Teilnehmer, Helfer und Fans zu entwickeln.

  • Digitalisierung und Vernetzung der Organisation und Abwicklung des Eventmanagements
  • Digitalisierung und Vernetzung des Teilnehmermanagements
  • Digitalisierung und Vernetzung  des Helfermanagements
  • Digitalisierung und Vernetzung des Besuchermanagements
  • Effizienzsteigerung
  • Entwicklung neue Services für Sponsoren, Teilnehmer, Helfer und Fans 

Vorher

  • Organisation von Eventmanagement & Teilnehmermanagement mit externem Dienstleister
  • Besuchermanagement, Helfermanagement mit veraltetem System und in Excel-Formaten
  • keine zentrale Plattform für Datenmanagement

Nachher

  • Scihere Planung und Steuerung aller Events in einem zentralen Tool / Datenzentralisierung 
  • Plattform als Single source of truth mit verlässlicher Datenqualität
  • Absoltue Transparenz - alle Beteiligten sind zu jeder Zeit und an jedem Ort auf dem gleichen Informationsstand
  • Barrierefreie Zusammenarbeit und Kommunikation möglich
  • Skalierung auf weitere Großevents problemlos möglich

Die Lösung

Für die Planung und Durchführung aller SCC-Veranstaltungen wurde auf Basis der Salesforce-Plattform eine umfassende Anwendung entwickelt, die sämtliche Prozesse für Sponsoren, Teilnehmer, Helfer, Logistik, Vertrieb, Marketing und Service abdeckt. Basierend auf der Salesforce Experience Cloud wurden Portale geschaffen, in denen sich Teilnehmer und Helfer registrieren können und über die alle Kommunikation und die Umsetzung abgewickelt werden. Die Marketing Cloud und ihre Komponenten wurden eingesetzt, um lückenlose automatisierte Marketingprozesse und Kampagnen abzubilden.

  • Salesforce Lightning CRM
  • Salesforce Service Cloud
  • Salesforce Experience Cloud
  • Salesforce Marketing Cloud
  • Kampagnen- und Agenturservices
  • Salesforce Datorama
  • Salesforce Advertising Studio
  • Salesforce Social Studio
  • Digitales Engagement
  • Einstein Analytics, Tableau
  • Anbindung an Reisebuchungssysteme
  • Anbindung an Zeiterfassungssysteme im Sport
  • Anbindung an Zahlungsanbieter

Die Ergebnisse

Es wurde eine Plattform zum Organisieren und Ausführen von Events erstellt, mit der alle Aspekte eines Ereignisses verwaltet werden können. Salesforce ist die Kernplattform des Unternehmens. Ausnahmslos alle Daten sind auf einer Plattform verbunden und sichtbar, was die Produktivität deutlich steigert und Workflows effizienter macht.

 

In den ersten 3 Monaten nach Going-Live

  • 15.000 Event-Anmeldungen in den ersten 48 Stunden nach Eröffnung der Anmeldung zum Berliner Halbmarathon 2021
  • 700   freiwillige   Anmeldungen   in   den   ersten   24   Stunden   nach   dem   Start   des Freiwilligenclubs.
  • Monatliches Erreichen eines Höchstwerts von 1.000.000 Seitenaufrufen.
  • Bessere Markenplatzierung, da alle Veranstaltungen in derselben Community unter dem Dach-Firmennamen (SCC) durchgeführt werden.

Teilnehmermanagement
In weniger als einem Jahr  übernahm das Unternehmen  den Kern seines Geschäfts (Teilnehmermanagement), um die Abhängigkeit von externen Anbietern zu verringern. Der   Besitz   des   gesamten   Prozesses   verbesserte   das   Kundenerlebnis   durch   eine kundenorientierte Ansicht und das Aufbrechen von Datensilos.

Helfermanagement
1.500 Freiwillige haben sich nach dem Start des Freiwilligenclubs im Freiwilligenclub registriert. Erstmals verfügen Helfer über Zugriff auf ihre eigenen Daten und zwar zu jeder Zeit und überall. Freiwillige Koordinatoren können Schichten online verwalten. Verbesserte Reaktionszeiten im Kundenservice.

Besuchermanagement

  • Verbesserte Reaktionszeiten im Kundenservice.
  • Einstein Data Insights hilft ihnen dabei, die besten Leistungsträger zu identifizieren und auf der Grundlage von Metriken zu arbeiten.